Inleiding
Tennisclub Oirsbeek hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Tennisclub Oirsbeek houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring.
- De verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is.
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; persoonsgegevens zullen echter worden gedeeld met KNLTB.Club, een online ledenadministratie van de KNLTB.
- Op de hoogte zijn van je rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Tennisclub Oirsbeek zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van individuele persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hierover hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Persoonsgegevens die wij verwerken
Tennisclub Oirsbeek verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je lid bent geworden van onze vereniging en/of omdat je deze zelf aan ons hebt verstrekt.
De volgende persoonsgegevens vragen wij ten behoeve van het lidmaatschap:
- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Adresgegevens
- Telefoonnummer(s)
- E-mailadres
- Pasfoto
- Bankrekeninggegevens
De volgende aanvullende persoonsgegevens worden door ons verwerkt:
- KNLTB Bondsnummer
- Speelsterktes
- Junior/Senior
- Startdatum lidmaatschap
- Contibutie
- Vrijwilligerswerk indien van toepassing
- KNLTB/TCO-functies en/of rollen
- IVA-Certificatie/HORECA-diploma
- AED/Reanimatie bevoegdheid
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Tennisclub Oirsbeek verwerkt bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar. Onze vereniging heeft de intentie om alleen met toestemming van ouders of voogd gegevens te verzamelen van leden die jonger zijn dan 16 jaar. We kunnen echter nooit helemaal zeker weten of de aanmelding van een lid jonger dan 16 door de ouder of voogd wordt gedaan. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.
Voor juniorleden jonger dan 16 jaar geldt ook dat de ouders/verzorgers toestemming moeten geven voor het ontvangen van de nieuwsbrief of voor het plaatsen van foto's op sociale media of de website van TCO waarop het juniorlid duidelijk zichtbaar is.
Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens over een minderjarige hebben verzameld of gepubliceerd, neem dan contact met ons op via onze ledenadministratie, dan verwijderen wij deze informatie.
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
In het Verwerkingsregister staat vermeld welke persoonsgegevens we verwerken en voor welk doel, bijvoorbeeld:
- Het afhandelen van betalingen.
- Verzenden van onze nieuwsbrief.
- Te kunnen bellen, SMS'en, app'en of e-mailen, indien dit nodig is in verband met het lidmaatschap, het vrijwiligerswerk of onze activiteiten.
- Leden te informeren over wijzigingen in onze organisatie of onze activiteiten.
- Leden de mogelijkheid te bieden hun gegevens op de website te bekijken en, zonodig, aan te passen.
- Leden de mogelijkheid te bieden een baan te reserveren.
Geautomatiseerde besluitvorming
Tennisclub Oirsbeek neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een bestuurslid van Tennisclub Oirsbeek) tussen zit.
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Persoonsgegevens worden door Tennisclub Oirsbeek opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde doelen gedurende de looptijd van het lidmaatschap, tot 2 jaar na opzegging van het lidmaatschap in de ledenadministratie en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Na beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens op de website van TCO direct verwijderd en stopt de toezending van de TCO Nieuwsbrieven direct.
Delen van persoonsgegevens met derden
Er worden geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
Persoonsgegevens zullen echter worden gedeeld met de KNLTB ten behoeve van:
- de online ledenadministratie en het factureringssysteem
- het e-mailingsysteem voor de TCO Nieuwsbrieven
- het openbaar toegankelijk zijn van onze website.
Gebruik op onze website
Gegevens van leden worden geplaatst op het gedeelte van de TCO-website dat uitsluitend toegankelijk is voor leden (via inloggen met een gebruikersnaam & wachtwoord), dit valt onder het wettelijk toegestane gebruik binnen het verband van de vereniging.
Voor gegevens die op het publieke gedeelte van de website zichtbaar zijn, dient de vereniging, in beginsel, ieder individueel lid om toestemming te vragen, maar de ALV van 30 januari 2019 heeft toestemming gegeven om gegevens van clubfunctionarissen, ter ondersteuning van de betreffende functie, op de website te plaatsen. Bij het aanvaarden van een functie in de club gaat men hier impliciet mee akkoord.
Beeldmateriaal
De ALV van 30 januari 2019 heeft ook toestemming gegeven om foto’s en/of video’s te mogen maken bij activiteiten en/of evenementen die door Tennisclub Oirsbeek georganiseerd worden. Deze foto’s en video’s mogen worden geplaatst op de website van onze vereniging of andere sociale media, die op naam staan van Tennisclub Oirsbeek (Facebook, Twitter). Bij deelname gaat men hier impliciet mee akkoord.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
- Leden kunnen te allen tijde hun persoonlijke gegeven op de website van TCO controleren. Wil je je gegevens aanpassen, log dan eerst in op de website via de button Mijn Club. Ga vervolgens bij Mijn Tennisclub Oirsbeek naar Mijn profiel. Hier kun je wijzigingen in je persoonlijke profiel aanbrengen. Je kunt hier ook aangeven of bepaalde gegevens wel of niet voor andere (ingelogde) leden zichtbaar zijn.
- Daarnaast heeft elk lid het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens door onze vereniging en heeft elk lid het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je als lid bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben in een computerbestand naar jouzelf of een ander, of een door jou genoemde organisatie, te sturen.
TCO Nieuwsbrieven en Nieuwsflitsen
TCO verstuurt maandelijks een digitale Nieuwsbrief aan haar leden om hen te informeren over tal van activiteiten en gebeurtenissen binnen de club. Ook kunnen er tussendoor e-mails of Nieuwsflitsen worden verstuurd.
Leden die daar geen behoefte aan hebben kunnen zich onderaan de Nieuwsbrief afmelden. (Dat zouden we niet alleen jammer vinden van al het werk dat we er in steken, maar ook erg ongewenst. De TCO Nieuwsbrief is momenteel de belangrijkste manier om leden en vrienden van TCO over ontwikkelingen, activiteiten en gebeurtenissen in de club te informeren).
Wanneer je je lidmaatschap bij TCO opzegt, stopt ook meteen de verzending van de TCO Nieuwsbrief aan jou.
Bezwaar maken en/of gegevens overdragen
Wil je gebruikmaken van het recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heb je andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar onze ledenadministratie. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, kunnen wij je vragen om je te identificeren. Tennisclub Oirsbeek zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op het verzoek reageren.
Tennisclub Oirsbeek wil er tevens op wijzen dat elk lid de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Tennisclub Oirsbeek gebruikt alleen technische en functionele cookies; analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld je voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Tennisclub Oirsbeek neemt de bescherming van je gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze ledenadministratie.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd bij aanpassing van de werkwijze bij Tennisclub Oirsbeek. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.
