Huishoudelijk reglement

Rechten en plichten van de leden

• Artikel 1
  De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldend baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van bestuursleden, clubtrainer of van de baan- c.q. kantinebeheerder.
  Leden met speelrecht kunnen niet-leden introduceren. Het introducerende lid blijft verantwoordelijk voor het gedrag van de introducé(s) en is verplicht hen te wijzen op het voldoen van de introducévergoeding. Niet-leden mogen maximaal 3x per seizoen op deze wijze gebruik maken van de banen.
  Leden zijn verplicht te handelen in overeenstemming met de statuten, reglementen en besluiten van de KNLTB.
• Artikel 2
  De leden zijn verplicht veranderingen van de persoonlijke gegevens zo spoedig mogelijk (via de website) aan de ledenadministratie door te geven. Ook de pasfoto voor de ledenpas dient geregeld, conform de richtlijnen van de KNLTB, vervangen te worden.
  Zij zijn tevens verplicht de contributie en eventueel verschuldigd inschrijfgeld te voldoen vóór 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar (begin van het tennisseizoen)
  Opzegging van het lidmaatschap geschiedt schriftelijk (via e-mail) bij de ledenadministratie ([email protected]) en wel vóór 25 januari van het nieuwe jaar.
• Artikel 3
  De leden, met uitzondering van competitie- en trainingsleden, hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs-, kascommissie- of TC-vergaderingen), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.

Vergaderingen

• Artikel 4
  De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te beperken, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
• Artikel 5
  Na elke bestuursvergadering wordt een datum bepaald voor de volgende vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroepen bevoegd.
• Artikel 6
  Kandidaatstelling voor een door de algemene ledenvergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste. 
  Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt nadat het bestuur zich ervan heeft vergewist dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.
  Kandidaatstelling door de leden vindt plaats door inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een ondertekende bereidverklaring van de gestelde kandidaat, dit uiterlijk zeven dagen voor de algemene ledenvergadering.
• Artikel 7
  Een besluit van of benoeming door de algemene ledenvergadering niet rechtstreeks betrekking hebbend op een agendapunt van de algemene ledenvergadering is ongeldig, behoudens in de gevallen genoemd in artikel zestien, lid negen en tien, van de statuten.
  Een uitzondering op deze regel geldt indien een zodanig besluit is genomen of een zodanige benoeming is gekozen met twee/derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen naar aanleiding van een voorstel dat, naar het oordeel van het bestuur, als urgent is te beschouwen. Dit voorstel mag geen betrekking hebben op ontzetting, statutenwijziging of ontbinding van de vereniging. Evenmin mag het handelen over benoeming van ereleden of leden van verdienste.
• Artikel 8
  De algemene ledenvergaderingen worden, conform artikel 13 van de statuten, bijeengeroepen door het bestuur. De oproeping geschiedt door bekendmaking in het plaatselijke huis-aan-huisblad (Goed Nieuws) en digitaal aan de e-mailadressen van alle leden, met inachtneming van een termijn van tenminste veertien dagen.
  De agenda van de algemene ledenvergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel dat tenminste zeven dagen voor de verzending van de convocaties door de tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
• Artikel 9
  Alle op de agenda van de vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld.
  Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt.

Taken van het bestuur en commissies

• Artikel 10
  • De voorzitter geeft leiding aan en houdt toezicht op het verenigingsleven. Hij draagt zorg voor de naleving van de statuten en van alle reglementen. Hij leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen en vertegenwoordigt, met inachtneming van het bepaalde in artikel tien, lid één van de statuten, de vereniging bij officiële gelegenheden naar buiten. 
    Hij stimuleert de overige bestuursleden in de uitvoering van hun taak of taken en coördineert de verschillende bestuurstaken.
  • De secretaris voert de administratie van de vereniging, voor zover deze niet aan anderen is opgedragen.
    Tevens is hij belast met:
    • het notuleren van de vergaderingen
    • het voeren van de correspondentie, waarbij hij verplicht is van alle uitgaande stukken een afschrift te houden,
    • de samenstelling van het jaarverslag, uit te brengen aan de algemene ledenvergadering,
    • het beheer van het verenigingsarchief.
  • De ledenadministratie kan worden bijgehouden door een ander, daartoe aangewezen, maar dit onder verantwoordelijkheid van de secretaris. De ledenadministrateur is verantwoordelijk voor het bijhouden van het ledenregister, waaruit de aard van elk lidmaatschap dient te blijken, het muteren van persoonsgegevens en het aan- en afmelden van leden bij de KNLTB, Het is tevens de verantwoordelijkheid van de ledenadministrateur een gelijkende pasfoto, conform de richtlijnen van de KNLTB, voor de ledenpas aan de KNLTB te verstrekken.
  • De penningmeester is belast met het beheer van de geldmiddelen van de vereniging. De verantwoordelijkheid voor dit beheer berust, overeenkomstig het gestelde in artikel 10 van de statuten, bij het bestuur. 
    De penningmeester draagt zorg voor de inning van contributies, eventuele entreegelden en bijdragen, de betaling van de door de vereniging verschuldigde bedragen en houdt hiervan nauwkeurig boek. Na betaling van de contributie door een lid verstrekt hij indien van toepassing een KNLTB-lidmaatschapskaart. 
    Betalingen uit de verenigingskas worden door hem niet gedaan, dan tegen een behoorlijke kwitantie.
    Gelden die niet nodig zijn voor lopende uitgaven worden door hem belegd overeenkomstig door het bestuur vast te stellen regels.
    Hij is verplicht de kascommissie inzage te verstrekken van de kas en van de administratie en overigens alle inlichtingen te verstrekken die de commissie ter zake van het beheer mocht verlangen. Dezelfde verplichting bestaat voor hem jegens het bestuur, dat hem te allen tijde ter verantwoording kan roepen.
    Hij brengt de algemene ledenvergadering verslag uit over zijn beheer. Tevens dient hij een begroting in van inkomsten en uitgaven voor het nieuwe verenigingsjaar.
    De penningmeester wordt voor zijn beheer gedechargeerd bij besluit van de algemene ledenvergadering
  • De financiële administratie kan worden bijgehouden door een ander, daartoe aangewezen, maar dit onder verantwoordelijkheid van de penningmeester.
  • De verenigingswebsite wordt beheerd door de webmaster. De website kent een openbaar en een "alleen voor leden" toegankelijk gedeelte. In beginsel kunnen alle leden van de website gebruik maken. De webmaster is belast met het toezicht op de website; hij heeft het recht berichten te verwijderen of te wijzigen. Bijvoorbeeld wanneer fatsoensregels worden overschreden of als de privacy of belangen van de club of individuele leden worden geschaad.
    De webmaster verzorgt de redactie en distributie van de elektronische nieuwsbrieven en andere elektronische mailings in overleg met het bestuur of een commissie.
• Artikel 11
  De algemene ledenvergadering of het bestuur kan één of meerdere commissies benoemen met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie.
  Deze commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd.
  Met uitzondering van de kascommissie kunnen commissies te allen tijde worden ontbonden door de instantie die hen heeft benoemd. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door de benoemende instantie worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
• Artikel 12
  De kascommissie, tenminste bestaande uit drie leden, wordt overeenkomstig artikel elf lid vier van de statuten, jaarlijks benoemd door de algemene ledenvergadering.
• Artikel 13
  Het bestuur is verplicht om zijn taken uit te voeren naar de letter en in de geest van de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Waar ndig zal om toestemming van leden en/of bezoekers worden gevraagd voor het gebruik en/of het verwerken van gegevens en/of beeldmateriaal, onder vermelding van het doel waardoor deze gebruikt zouden worden.

Besluitvorming

• Artikel 14
  Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan. Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Een stem is ongeldig indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht.
  Voor de procedure gelden de regels zoals aangegeven in artikel zestien lid zes van de statuten.
• Artikel 15
  In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.
  Door de algemene ledenvergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij statuten en huishoudelijk reglement geregeld, dit behoudens de gevallen genoemd in artikel zestien, lid negen en tien van de statuten.
  Indien stemmen staken over een voorstel, niet rekenende verkiezing van personen, is het voorstel verworpen.
  Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen tenzij bij statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald.
• Artikel 16
  De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde persoon is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. 
  Ieder jaar treden tenminste twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel negen, lid veertien van de statuten genoemde adviseurs.
  De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezing van bestuursleden ter vervanging van de afgetredene geschiedt in de eerstvolgende algemene ledenvergadering.
  Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt volgens het rooster moet aftreden.
• Artikel 17
  In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene ledenvergadering wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontsteltenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar.
  Bij ontsteltenis van de vicevoorzitter kan een ander bestuurslid diens werkzaamheden waarnemen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.
  Blijvende ontsteltenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontsteltenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur, dit met inachtneming van het gestelde in artikel negen, lid elf van de statuten.
• Artikel 18
  Schade aan vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
• Artikel 19
  Het bedrag als bedoeld in artikel tien, lid drie, sub e van de statuten wordt jaarlijks door de algemene ledenvergadering vastgesteld en is voor de eerste maal bepaald op €5.000,-

Verplichtingen van het bestuur

• Artikel 20
  Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
  • namen en adressen van de in artikel vier van de statuten bedoelde personen; aan ieder lid dat daarom verzoekt moet binnen één week inzage in deze gegevens worden verstrekt.
  • presentielijsten en notulen van alle algemene ledenvergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
  • de bezittingen en schulden van de vereniging; kleine voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.

Aanmeldingsformulier

• Artikel 21
  Aanmelding geschiedt via het aanmeldingsformulier op de website. Op dit aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel vijf, lid één van de statuten, dienen vermeld te worden achternaam, voornaam, adres, postcode en woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, bankrekeningnummer en e-mailadres. Junioren dienen aangemeld te worden door (één der) ouder(s) of verzorger(s).
  Standaard leidt een aanmelding tot een senior- of juniorlidmaatschap met alle rechten die daar volgens onze reglementen bij horen. Als uitzondering kunnen tennissers zich echter ook aanmelden als:
  • Competitielid: Competitieleden betalen een gereduceerd tarief en daarvoor mogen ze alleen namens Tennisclub Oirsbeek deelnemen aan de voorjaars-, zomer- en najaarscompetitie.
  • Studentlid: Senioren die studeren in dagopleiding kunnen een gereduceerd tarief  jaarlijks aan het begin van het seizoen (vóór 25 januari) aanvragen onder overlegging van inschrijvingsbewijs (kopie studenten-/OV kaart) bij de ledenadministratie. Deze aanvraag met bewijs moet jaarlijks (vóór 25 januari) ingediend worden, zodat de ledenadministratie weet dat de korting nog van gerechtvaardigd is.
  • Trainingslid: junioren of senioren die lid zijn van een andere tennisvereniging betalen een gereduceerd tarief en verkrijgen daarmee het recht om op onze banen trainingen te volgen van de clubtrainers. Dit gereduceerde tarief staat los van de vergoeding die betaald wordt aan de trainer(s).
  • Het bestuur behoudt zich het recht voor aparte lidmaatschappen te ontwerpen voor specifieke doelgroepen, passend bij de veranderende maatschappij.
• Artikel 22
  De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.  
  De vereniging kan bepaalde persoonsgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.

Slotbepalingen

• Artikel 23
  Alle leden kunnen kennis nemen van de statuten en dit reglement via de website van de vereniging.
• Artikel 24
  In die gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur.
• Artikel 25
  Dit reglement is vastgesteld door de algemene ledenvergadering op 29 januari 2020. Dit Reglement treedt onmiddellijk in werking ná vaststelling door de Algemene Ledenvergadering.